Digital Twin als fundament
ROC van Twente wilde meer grip op haar vastgoed en beter kunnen sturen op betrouwbare cijfers. Daarom werd samen met de BIM4ALL Academie digitalisering ingezet om structuur aan te brengen in informatie en processen.
ROC van Twente heeft met circa 18.500 studenten en ongeveer 300 opleidingen een sterke positie in Twente als aanbieder van MBO-opleidingen. Met meerdere locaties en een omvangrijke vastgoedportefeuille vraagt dat om professioneel en toekomstgericht vastgoedbeheer.
Wendy Steggink, beleidsadviseur vastgoed en huisvesting, vervult deze relatief nieuwe functie binnen de organisatie sinds iets meer dan een jaar.
Wendy: “In eerste instantie werd binnen de operatie heel veel gedaan op het gebied van huisvesting. Maar daarmee konden de zaken die we wilden borgen niet altijd goed geborgd worden. We vonden dat de focus op huisvesting meer aanwezig mocht zijn, om er ook voor te zorgen dat we op de langere termijn onze huisvesting goed in de grip houden, qua kosten maar ook qua kwaliteit.”
Parallel hieraan is een expertisecentrum ingericht met circa 15 professionals op het gebied van projectmanagement, contractbeheer en vastgoed. Daarmee is capaciteit en expertise op strategisch niveau geborgd.
Wendy: “We kijken hoe we meer kunnen sturen op cijfers, in ieder geval met onderbouwing vanuit feiten. En dan merk je toch dat digitalisering wel een ontzettend prettig hulpmiddel is om dat voor elkaar te krijgen.”
Voor ROC van Twente is digitalisering geen doel op zich, maar een middel om beter te sturen. Vastgoed vraagt om langetermijnbeslissingen en toekomstbestendigheid.
“Er gaat ontzettend veel geld om in vastgoed. Toekomstbestendigheid en de doorkijk naar de toekomst maken dat je daar beter op kunt sturen.”
Binnen die ontwikkeling past het bouwen aan een Digital Twin: een digitale representatie van gebouwen waarin tekeningen, documentatie en mutaties centraal en actueel worden beheerd. Daarmee ontstaat de basis voor Lifecycle Management en beter gebouwbeheer.
Uitdagingen in mutatiebeheer en documentstructuur
“De uitdagingen zitten op meerdere fronten.”
Operationeel wilden medewerkers snel informatie kunnen vinden. Daardoor ontstonden persoonlijke archieven. “Dat maakt echter dat je ze op centraal niveau niet geborgd hebt.”
Deze werkwijze leidde ertoe dat informatie steeds verder versnipperde. Vooral bij het doorvoeren van mutaties of het analyseren van panden op tactisch-strategisch niveau werd dit zichtbaar.
“Mensen konden de tekening niet vlot terugvinden. Men zocht in mappen, zag lege mappen, of de juiste tekening stond niet op de juiste plek. Dan ging men terug naar het eigen archief. En dan krijg je vier, vijf, zes plekken waar tekeningen staan die allemaal een vorm van waarheid kennen, maar die mismatchen als je ze naast elkaar legt.”
Voor mutatieprocessen en beheer brengt dat duidelijke risico’s met zich mee. Zonder eenduidige versie ontstaat onzekerheid over wat actueel en betrouwbaar is.
“De meest concrete zaken die we tot nu toe terugzien, zijn de vertaling van onze 2D-tekeningen naar 3D-tekeningen. Daardoor kunnen we meer informatie uit de tekeningen halen op basis van het 3D-model dat er nu is voor onze eigen panden.”
Deze transformatie vormt de eerste laag van de Digital Twin. Vooral binnen contractmanagement werd de meerwaarde snel zichtbaar.
“Het gedeelte van 2D naar 3D heeft al het gevoel gegeven dat we bepaalde zaken makkelijk en inzichtelijk konden maken.”
Maar de ontwikkeling stopt daar niet. De volgende stap is het borgen van processen rondom uitgifte, inname en optimalisatie van tekeningen.
“Wij willen ervoor zorgen dat de basis, zodra die weer op orde is, ook op orde blijft. Zonder dat er weer een vertroebeling plaatsvindt.”
Om uniformiteit te creëren zijn duidelijke keuzes gemaakt.
“We hebben bepaald dat lege mappen een no-go zijn.”
Daarnaast is gekozen voor:
- Structurering conform NL-SfB-codering;
- Standaard naamgeving;
- Duidelijke locatiecodes;
- Versiebeheer.
“Wat voor de een logisch is, is voor de ander minder logisch.”
Een voorbeeld: een tekening die op de ene plek “riool” heet en op de andere “riolering”.
Door uniforme naamgeving en structuur te hanteren, wordt de vindbaarheid vergroot en vertroebeling voorkomen. Daarmee stijgt de betrouwbaarheid van de data.
“Accuratesse naar 100% is mogelijk onhaalbaar. Maar toch echt wel stijgend boven de 90%.”
Die betrouwbaarheid is essentieel voor professioneel gebouwbeheer en gecontroleerd mutatiebeheer.
Autodesk Construction Cloud (ACC) als centrale beheeromgeving
De samenwerking met de BIM4ALL Academie ontwikkelt zich stapsgewijs. Wat begon met ondersteuning in documentstructuur en BIM 360, is doorontwikkeld naar verdere professionalisering binnen Autodesk Construction Cloud (ACC).
ACC fungeert als centrale omgeving waarin modellen, documenten en mutaties beheerst worden opgeslagen. Daarmee ontstaat één bron van waarheid waarin wijzigingen herleidbaar blijven en historie geborgd is.
Belangrijk voor het ROC van Twente is dat de organisatie zelf regie behoudt.
“Daar waar we het zelf kunnen invullen, is het heel fijn dat we dat zelf mogen doen. En daar waar wij de expertise of capaciteit missen, kunnen we het beroep op jullie doen.”
Digital Twin in de praktijk: ondersteuning van contractmanagement en Lifecycle Management
Wanneer tekeningen, modellen en gebouwinformatie en -documentatie betrouwbaar zijn opgeslagen en mutaties gecontroleerd worden verwerkt, ontstaat de basis voor Lifecycle Management.
Mutaties worden niet langer ad hoc aangepast, maar gestructureerd doorgevoerd en geborgd binnen één centrale omgeving. Historische wijzigingen blijven inzichtelijk.
Dat ondersteunt:
- Contractmanagement;
- Mutatiesturing;
- Investeringsbeslissingen;
- Langetermijnonderhoud.
De Digital Twin groeit daarmee uit tot een strategisch stuurinstrument voor vastgoed.
Langdurige samenwerking als sleutel tot duurzame ontwikkeling
De samenwerking tussen ROC van Twente en de BIM4ALL Academie is geen eenmalig project, maar een ontwikkeltraject.
"Het plan van aanpak ziet er duidelijk uit. Daarmee kunnen we goed zien wat er van ons wordt verwacht en wat de BIM4ALL Academie ons kan bieden."
Wendy benadrukt vooral de balans tussen begeleiding en eigenaarschap.
“Als opdrachtgever blijf je in controle. Dat is prettig.”
Door medewerkers vroegtijdig te positioneren binnen het traject, wordt draagvlak gecreëerd en blijft kennis binnen de organisatie geborgd.
"Het plan van aanpak ziet er duidelijk. Daarmee kunnen we goed zien wat er van ons wordt verwacht en wat de BIM4ALL Academie ons kan bieden."
“Houd een duidelijk doel voor ogen met een goed stappenplan ernaast, zodat men daar altijd op kan terugvallen.”
Wanneer stappen vanaf het begin goed worden geborgd en in de juiste volgorde worden doorlopen, vergroot dat de kans op duurzaam succes.